Ausgangslage
Ganze Stapel Rechnungen, Bescheide, Versicherungspolicen, Lohnabrechnungen und Verträge landen als eine einzige große PDF-Datei im Scanner. Von Hand heißt das: herausfinden, wo jedes Dokument beginnt und endet, es benennen und ablegen. Noch mühsamer wird es, wenn Trennblätter fehlen, Seiten durcheinandergeraten sind oder Dokumente in mehreren Sprachen vorliegen.
Ansatz
Gehostete Modelle des europäischen Anbieters Mistral lesen jede Seite (OCR) und klassifizieren die Dokumente. Der eigentliche Nutzen steckt in der eigenen Schicht darum herum:
- Grenzerkennung: erkennt Seitenzähler wie „Seite 2 von 5“ in fünf Sprachen, nutzt Referenznummern wie Policen- oder Rechnungsnummern und gruppiert Seiten nach Absender. So werden mehrseitige Dokumente wieder zusammengesetzt, vertauschte Seiten sortiert und fehlende Seiten gemeldet.
- Klassifizierung in 16 Kategorien mit mehrsprachigen Beschreibungen. Passt keine, schlägt das Modell eine eigene Kategorie vor.
- Bereinigungsmodus: baut ein sauberes PDF allein aus dem erkannten Inhalt auf – Skripte, Makros oder eingebettete Dateien bleiben draußen.
- Zusammenführen: macht aus PDFs, Bildern, Word- und Textdateien ein einziges PDF.
Ergebnis
Sie laden ein PDF bis 100 MB hoch und erhalten ein ZIP-Archiv mit Ordnern, benannt in Ihrer Sprache, dazu ein Excel-Protokoll. Hochgeladene Dateien werden nach einer festgelegten Zeit automatisch gelöscht.
Ein realer 9-seitiger Scan ohne Trennblätter wurde korrekt in seine 4 Dokumente zerlegt – darunter eine 5-seitige Versicherungspolice, die zuvor in fünf Einzelseiten zerfallen war.
Was es zeigt
Eine produktive Dokumenten-Pipeline mit OCR, Dokumententrennung, Klassifizierung, sicherem PDF-Neuaufbau und fünf Sprachen lässt sich von einem schlanken Team bauen und betreiben. Der Wert liegt in der Schicht um das Modell herum, nicht im Modell selbst.
Zum Datenstandort: PaperSweep nutzt gehostete Modelle, weil das für einen öffentlichen Dienst die bessere Abwägung ist. Für vertrauliche Unternehmensdokumente besprechen wir mit Ihnen eine Variante mit lokal betriebenen Modellen.